En República Dominicana, muchas ventas empiezan con el mismo mensaje: “¿En cuánto me sale?”. Si la respuesta tarda o llega incompleta, el cliente le escribe a otro. Según la ENAE 2025 de la Oficina Nacional de Estadística, el 75.8% de las empresas que venden o promocionan por medios digitales usa WhatsApp.
Una buena cotización por WhatsApp le dice al cliente qué incluye el precio, cuánto paga con ITBIS y hasta cuándo vale la oferta. Esta guía te muestra qué debe llevar, tres formas de enviarla y qué hacer cuando el cliente responde que sí.
En breve
- Una cotización no es un comprobante fiscal: no lleva NCF ni se reporta a la DGII. El comprobante se emite cuando facturas.
- Escribe siempre el ITBIS aparte, el total y la fecha hasta la que mantienes el precio.
- Un mensaje de texto basta para un precio rápido. Si el cliente tiene que aprobarla o archivarla, envíala en PDF.
- Cuando el cliente acepta, conviértela en factura sin volver a digitar los datos.
Qué debe llevar una cotización
Una cotización completa responde las preguntas que el cliente te haría después. Incluye:
- Tu negocio: nombre, RNC y un teléfono de contacto.
- Número y fecha: cuando el cliente vuelva días después y diga “la de la semana pasada”, la encuentras al momento.
- El cliente: su nombre y, si va a pedir factura de crédito fiscal, su RNC.
- El detalle: cada producto o servicio con cantidad, precio unitario y descuento, si aplica.
- Subtotal, ITBIS y total. La tasa general del ITBIS es 18%.
- Vigencia: hasta qué fecha mantienes el precio.
- Condiciones: forma de pago, anticipo y tiempo de entrega.
Escribe el ITBIS por separado aunque tus precios ya lo incluyan. Muchas discusiones empiezan porque el cliente leyó RD$2,950 en la cotización y después vio RD$3,481 en la factura.
Tres formas de enviar una cotización por WhatsApp
1. Un mensaje de texto con plantilla
Para un precio rápido, un mensaje bien armado es suficiente. Puedes copiar este modelo:
Cotización COT-022 · 6 de octubre de 2026
Cliente: Pedro Martínez1 servicio de transporte ejecutivo (1 día): RD$2,950.00
ITBIS (18%): RD$531.00
Total: RD$3,481.00Precio válido hasta el 21 de octubre.
Pago: 50% para reservar y el resto el día del servicio.
Si usas WhatsApp Business, guarda el modelo como respuesta rápida y lo llamas escribiendo “/” en cualquier chat. Solo cambias el cliente, el detalle y los montos.
La desventaja es que la cotización vive en el chat y en ningún otro lugar. Cuando el cliente acepta, tienes que digitar todo otra vez en tu sistema para facturar.
2. Un PDF hecho en Excel, Word o tu sistema
Un PDF se ve más formal, y el cliente lo puede reenviar a quien aprueba la compra en su empresa. Lo armas, lo exportas en PDF y en WhatsApp lo adjuntas como Documento, para que llegue con buena calidad.
Aquí el riesgo está en el archivo. Cada cotización queda suelta en una carpeta, la numeración la llevas tú y una fórmula mal copiada en Excel cambia el total sin que lo notes.
3. Crearla desde el chat con Zarela
Con el asistente de WhatsApp de Zarela, la cotización se crea en tu sistema sin salir de la conversación. Le escribes con tus palabras:
Tú: Crea una cotización a Pedro por el servicio de transporte por un día
Zarela: Cotización para PEDRO: 1 Transporte ejecutivo ($2,950.00). ITBIS: $531.00. Total: $3,481.00. Confirma para crear el registro.
Zarela busca al cliente y el servicio en tu catálogo y calcula el ITBIS con tus precios. Si el resumen está bien, tocas Confirmar y te llega el PDF de la cotización en el mismo chat, listo para reenviárselo al cliente. La cotización queda guardada en el ERP con su número.
Es el mismo asistente de la facturación por WhatsApp de Zarela, donde puedes ver la conversación completa y un video de menos de dos minutos.
| Forma | Cómo se ve | Dónde queda guardada | Para facturar después |
|---|---|---|---|
| Mensaje con plantilla | Informal | Solo en el chat | Digitas todo otra vez |
| PDF de Excel o Word | Formal | En un archivo suelto | Digitas todo otra vez |
| Crearla con Zarela | PDF formal | En tu ERP, con su número | La conviertes con un mensaje |
Cuando el cliente acepta: de cotización a factura
La cotización es una oferta de precio. Lo que tiene valor fiscal es la factura, y en la facturación electrónica esa factura es un e-CF.
El tipo de comprobante depende de a quién le vendes:
- Factura de Crédito Fiscal Electrónica (E31), si el cliente es una empresa o persona que la necesita para sus impuestos. Lleva su RNC o cédula.
- Factura de Consumo Electrónica (E32), si le vendes a un consumidor final.
Si cotizaste con un mensaje o un PDF suelto, ahora te toca pasar los datos a tu sistema de facturación o al Facturador Gratuito de la DGII. Si la cotización ya está en Zarela, basta con escribir en el mismo chat:
Tú: conviértelo a factura
Zarela: Voy a facturar COT-2026-022 de PEDRO. ¿Con comprobante fiscal o de consumo?
Zarela te muestra el borrador con cliente, RNC, ITBIS y total, y te avisa que va a reservar un NCF. Al confirmar, emite el e-CF y te envía el PDF. La cotización cambia de estado sola, así sabes cuáles ya se vendieron.
Si después solo necesitas mandarle el comprobante a tu cliente, en la guía de cómo enviar una factura por WhatsApp te explicamos qué archivo enviar y cómo lo verifica en la DGII.
Errores comunes al cotizar por WhatsApp
- Omitir la vigencia. El cliente vuelve un mes después y espera el mismo precio, aunque tu suplidor ya te lo subió.
- Mezclar precios con y sin ITBIS en la misma conversación. Elige una forma y escribe el total final.
- Mandar una foto o una captura en lugar del PDF. Se ve borrosa, no se puede archivar y es fácil de alterar.
- Dejar las cotizaciones sin número. Sin número, no sabes cuál aprobó el cliente cuando hay dos versiones.
- Esperar a que el cliente escriba. Un recordatorio corto a los dos o tres días recupera ventas: “Hola, Pedro. ¿Pudiste revisar la cotización del transporte? El precio se mantiene hasta el 21”.
Preguntas frecuentes
¿Una cotización necesita NCF o e-CF?
No. Es una oferta de precio, no un comprobante fiscal. El NCF o el e-CF se asigna cuando emites la factura.
¿Tengo que incluir el ITBIS en la cotización?
Conviene mostrarlo por separado, junto al total. Así el monto de la factura coincide con lo que el cliente aprobó.
¿Cuánto tiempo debe durar una cotización?
Lo decides tú. Muchos negocios usan 15 o 30 días. Si tus costos cambian rápido, usa menos tiempo y escríbelo en la cotización.
¿Puedo cotizar con WhatsApp Business?
Sí. El catálogo y las respuestas rápidas te ayudan a responder más rápido, pero no calculan el ITBIS, no numeran las cotizaciones ni las guardan en tu sistema.
¿Cómo convierto una cotización en factura?
En la mayoría de los sistemas abres la cotización y eliges convertirla en factura. Con Zarela también puedes hacerlo desde WhatsApp escribiendo “conviértelo a factura” y confirmando el borrador.
¿Qué planes de Zarela permiten cotizar por WhatsApp?
Facturación Pyme, Facturación Pro y los planes ERP Inicial, Pro y Plus. Puedes compararlos en la sección de planes con WhatsApp y probar Zarela 15 días sin tarjeta.
Cotiza, factura y cobra desde el chat donde ya vendes.
El asistente de WhatsApp está incluido en Facturación Pyme, Facturación Pro y los planes ERP (20 a 300 facturas/mes por WhatsApp según el plan). Se activa al vincular tu número desde Zarela.
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