¿Es válida una factura enviada por WhatsApp en RD? Lo que dice la DGII

Cada vez más negocios dominicanos cierran ventas por WhatsApp, y con eso llega la duda: ¿la factura que mando o que creo desde el chat vale ante la DGII?

Sí, con una condición. La DGII valida el comprobante, no el canal por donde viaja. Si el documento es un comprobante fiscal electrónico (e-CF) emitido por una vía autorizada y aceptado por la DGII, puedes entregarlo por WhatsApp. La propia DGII lo ha dicho por escrito.

Este artículo es informativo. Para decisiones sobre tu caso, consulta a tu contador.

Qué hace válido un comprobante electrónico

La Ley 32-23 de facturación electrónica fija las condiciones:

1. Emisor autorizado. Tu empresa debe estar autorizada por la DGII como emisor electrónico.
2. Una de las tres vías permitidas. El e-CF se emite con un software propio certificado, con un proveedor de servicios de facturación electrónica (PSFE) autorizado o con el Facturador Gratuito de la DGII.
3. Firma digital. Cada e-CF se firma con un certificado digital y lleva la fecha y hora de la firma. Una vez firmado, no se puede modificar.
4. Validación de la DGII. El comprobante solo tiene validez fiscal si queda en estado “Aceptado” o “Aceptado Condicional”.

Ninguno de esos requisitos menciona el canal de entrega. La ley regula cómo se crea y se valida el comprobante, y deja que emisor y receptor acuerden cómo se entrega.

Qué ha dicho la DGII sobre enviar facturas por WhatsApp

Dos documentos oficiales responden la pregunta:

• El Decreto 587-24, reglamento de la Ley 32-23, establece que la representación impresa del e-CF tiene la misma validez que el documento electrónico y que puede remitirse por las vías que acuerden emisor y receptor, después de que la DGII lo apruebe.
• Una consulta técnica de la DGII del 13 de febrero de 2023 lo dijo con todas las letras: la representación impresa “puede ser enviada por correo electrónico, WhatsApp, o cualquier medio acordado”.

Hay dos detalles que conviene tener claros. El envío va después de que la DGII acepte el e-CF, nunca antes. Y la consulta se refiere al receptor no electrónico, es decir, al cliente que no emite e-CF. Si tu cliente es una empresa que también es emisor electrónico, tu sistema le envía el e-CF en formato XML y el PDF por WhatsApp le queda como copia práctica.

Qué debe llevar el PDF que envías

Lo que mandas por WhatsApp es la representación impresa del e-CF: un PDF con los datos del comprobante. Debe incluir lo que exigen las normas generales 01-2020 y 06-2018 de la DGII y, además:

• El código QR, en la esquina inferior izquierda. Al escanearlo se abre la consulta del comprobante en el portal de la DGII.
• El código de seguridad, de seis caracteres, que sale de la firma digital.
• La fecha y hora de la firma.

Tu cliente puede verificar la factura de dos formas: escaneando el QR con el celular o entrando a la consulta de e-NCF en dgii.gov.do con tu RNC y el número del comprobante.

Envía siempre el PDF como documento. En una captura de pantalla el QR puede no leerse, y a tu cliente no le sirve para archivar. En la guía de cómo enviar una factura por WhatsApp tienes los pasos.

¿Y si la factura se crea desde WhatsApp?

Aquí hay que separar dos cosas: el canal donde das la orden y el sistema que emite el comprobante. WhatsApp transporta tu instrucción y te devuelve el PDF; tu empresa sigue siendo el emisor y la responsable del comprobante.

Así puedes facturar por WhatsApp con Zarela: el asistente prepara el borrador y nada se emite hasta que lo confirmas. Tu empresa se certifica como emisor electrónico ante la DGII usando Zarela como su sistema de facturación.

Lo que WhatsApp no resuelve

• Un PDF sin número de comprobante no es una factura fiscal. El Decreto 254-06 obliga a emitir comprobantes fiscales con su número. Una “factura” hecha en Word o Excel sin NCF ni e-NCF no le sirve a tu cliente para sustentar costos ni crédito de ITBIS.
• El chat no es tu archivo. Debes conservar tus comprobantes durante 10 años, y puedes hacerlo en formato electrónico. Los mensajes se borran y los teléfonos se pierden, así que guarda los e-CF en tu sistema. La Ley 32-23 considera una infracción no conservar las representaciones impresas.
• La serie B tiene fecha de salida. Para Pequeños, Micros y no clasificados, la DGII fijó el 15 de noviembre de 2026 como límite. Después, la serie B solo se puede usar en contingencia y por un máximo de 15 días. Para Grandes Locales y Medianos, el límite es el 31 de octubre de 2026. Los detalles están en el artículo sobre la prórroga del e-CF.

Los datos de tus clientes en el chat

La Ley 172-13 de protección de datos personales no te exige el consentimiento del cliente para usar sus datos cuando los necesitas para la relación comercial, como al emitirle una factura. Sí te obliga a protegerlos y a mantenerlos en reserva. En la práctica:

• Factura desde un número del negocio, de preferencia con WhatsApp Business.
• Revisa el chat antes de enviar. Un PDF en la conversación equivocada expone el nombre, el RNC y la compra de tu cliente.
• Evita enviar facturas a grupos.
• Cuando un empleado se vaya, quítale el acceso al número de la empresa.

Lo que sí trae sanciones

El riesgo está en no emitir e-CF cuando ya te toca. La Ley 32-23 prevé multas de 5 a 30 salarios mínimos, a las que puede sumarse un 0.25% de los ingresos del año anterior, y sanciones accesorias como la suspensión de actividades. Emitir el e-CF de cada venta, también la que cierras en el chat, te ayuda a cumplir.

Preguntas frecuentes

¿Es legal enviar una factura por WhatsApp en República Dominicana?

Sí. En una consulta técnica de 2023, la DGII indicó que la representación impresa del e-CF puede enviarse por WhatsApp, por correo o por otro medio que acuerden emisor y receptor, una vez que el comprobante fue aceptado.

¿Una factura enviada por WhatsApp tiene validez fiscal?

Si es un e-CF aceptado por la DGII, sí. El canal de entrega no cambia la validez del comprobante.

¿Puedo emitir una factura electrónica desde WhatsApp?

Sí, si el e-CF lo emite tu empresa por una de las tres vías permitidas. Puedes facturar por WhatsApp con Zarela sin salir del chat.

¿Cómo sabe mi cliente que la factura es real?

Escaneando el código QR de la representación impresa o consultando el e-NCF en dgii.gov.do con el RNC del emisor y el número del comprobante.

¿Necesito permiso del cliente para enviarle la factura por WhatsApp?

El reglamento dice que la vía de entrega la acuerdan emisor y receptor. Lo más sencillo es preguntarle al cliente cómo la prefiere y enviarla por ese medio.

¿Sirve una captura de pantalla de la factura?

No conviene. El QR puede no leerse y tu cliente necesita el PDF para archivarlo. Envía el documento completo.

¿Cuánto tiempo debo guardar mis facturas?

Diez años. Puedes conservarlas en formato electrónico, pero en tu sistema o en un respaldo, no solo en el chat.

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